Van vergaderzombies naar vergadervonkjes
Hoe verbinding tussen deelnemers zorgt voor meer intrinsieke motivatie én betere vergaderingen
In mijn vorige blogs schreef ik hoe we langzaam veranderen in vergaderzombies en hoe intrinsieke motivatie daar verandering in kan brengen. Naast verbinding met het onderwerp – waar ik in mijn vorige blog tips voor gaf – is er nog een andere vorm van verbinding die minstens zo belangrijk is: die met elkaar.
Dat zag ik ooit pijnlijk duidelijk gebeuren tijdens een vergadering over de organisatievisie en de rol van onze afdeling daarin. De eigenaar van het onderwerp stak vol vuur van wal, maar na een paar minuten haakte een groot deel van de groep al af. Mijn collega’s staarden op hun telefoons, blikken dwaalden af en de energie verdween uit de ruimte.
Herkenbaar? Grote kans dat er dan iets mist in de verbinding tussen deelnemers onderling. Dit kan allerlei oorzaken hebben. Een paar daarvan licht ik eruit, maar dit lijstje is zeker niet compleet.
- Onderlinge verbinding – Kennen we elkaar en begrijpen we elkaars belangen?
- Psychologische veiligheid – Durf ik eerlijk te zijn en fouten te maken?
- Vertrouwen in het proces – Heeft mijn bijdrage echt zin?
- Kennis van (elkaars) kwaliteiten – Waar kunnen we elkaar bij helpen?
- Duidelijkheid over rollen – Wie doet wat en waar ga ik over?
Onderlinge verbinding
Daar gaat het over in de zelfdeterminatietheorie van Deci & Ryan. Als iedereen een gevoel van verbinding heeft met de anderen in de groep dan is dat goed voor de intrinsieke motivatie van de individuen. Dat betekent niet dat iedereen vrienden met elkaar hoeft te zijn maar wel dat ze begrijpen wat voor de ander belangrijk is en respect hebben voor elkaar.
Onderlinge verbinding kun je op veel verschillende manieren stimuleren. Zo kun je beginnen met een korte check-in waarbij je mensen vraagt wat hun laatste grote aankoop was (in een vergadering over inkopen), wat hun laatste feestje was (in een vergadering waarin beleid over evenementen op de agenda staat) of waar ze blij van worden (als je een fijne sfeer wil neerzetten). Heb je iets meer tijd of gaan ze heel veel samenwerken? Laat ze dan het 'Dit-ben-ik-Canvas’ invullen en deze in kleine groepjes of via speeddates met elkaar bespreken.
Je zult zien dat als mensen elkaar - ook op persoonlijk vlak - wat beter kennen, ze meer motivatie voelen om samen ergens voor te gaan.
Psychologische veiligheid
In 1999 schreef Amy Edmondson over hoe belangrijk psychologische veiligheid is in het functioneren van teams. In haar onderzoek ontdekte zij dat teams waarin mensen eerlijk uitkwamen voor zorgen, fouten of afwijkende ideeën — en daar constructief mee omgingen — uiteindelijk de beste teams werden.
"The belief that one will not be punished or humiliated for speaking up with ideas, questions, concerns, or mistakes, and that the team is safe for interpersonal risk taking" - Amy Edmondson
Nu is psychologische veiligheid niet iets wat over één nacht ontstaat. Maar de werkvorm 'I Know, I Wonder, I Dream, I Blunder' kan die groei een flink zetje geven. Mensen delen daarin niet alleen wat ze weten, hopen en waar ze nieuwsgierig naar zijn, maar ook wat er eerder misging. En juist dat laatste vraagt lef. Als een groep dat durft te delen, zet je grote stappen richting psychologische veiligheid.
Wil je nóg meer weten over psychologische veiligheid en de elementen die hier een rol in spelen? Onderzoek dan ook eens het FIRO-model van de Amerikaanse sociaal psycholoog Will Schutz.
Vertrouwen in het proces
Daar kan ik redelijk kort in zijn. Als mensen gewend zijn aan vergaderingen vol oeverloos gezwam, zal er weinig vertrouwen zijn in een proces dat resultaat oplevert.
Mijn oplossing: zet werkvormen in! Afhankelijk van het doel en het onderwerp zoek je een passende werkvorm waarbij de groep samen toewerkt naar een concreet resultaat. Wil je daar meer over weten? Dan kun je natuurlijk even met mij sparren óf een kijkje nemen op liberating structures. Hier omschrijven ze 33 verschillende werkvormen waarbij als team samen doelen bereiken hoog in het vaandel staan.
En zal het met de inzet van de eerste werkvorm gelijk gefixt zijn? Nee, mensen zullen eerst vertrouwen moeten krijgen. Maar werkvormen consequent en goed inzetten werkt. Het verbetert zowel de kwaliteit als het resultaat van je vergadering.
Kennis van elkaars kwaliteiten
Wanneer mensen weten waar ze elkaar kunnen versterken en hoe ze elkaar kunnen helpen, ontstaat meer verbinding, meer samenwerking en minder afschuifgedrag. Het achterhalen van elkaars kernkwadranten is een bekende manier om de verbinding op het niveau van elkaars kwaliteiten te bereiken. Maar het kan ook anders: ooit hebben we op de afdeling waar ik toen werkte een ‘Afdeling X Got Talent’ georganiseerd waar mensen elkaars talenten in kaart brachten. Dat was niet alleen superleuk om te doen en gaf de afdeling ook echt een energieboost.
Zodra mensen elkaar actief opzoeken om hulp te bieden of te vragen, groeit het gevoel van verbinding en stijgt de intrinsieke motivatie. Dan is een gezamenlijke verantwoordelijkheid geen afschuiffestijn meer, maar iets waar je samen de schouders onder zet.
Duidelijkheid over rollen
Als rollen tijdens het bespreken van onderwerp in een vergadering onduidelijk zijn weten mensen niet wat er van ze verwacht wordt of hoe ze kunnen bijdragen. Gevolg? Het gevoel van verbinding verdwijnt en de intrinsieke motivatie daalt tot onder het minpunt. Je kunt er dus maar beter duidelijk over zijn.
Om dit te voorkomen kun je de RACI-matrix inzetten. Deze matrix maakt helder wie uitvoert (R), beslist (A), adviseert (C) of alleen geïnformeerd wordt (I). Dat voorkomt verwarring, vergroot eigenaarschap en maakt snel duidelijk wie eigenlijk niet bij een onderwerp aanwezig hoeft te zijn (zoals mensen die alleen geïnformeerd hoeven te worden). Je zet deze matrix waarschijnlijk al in bij projecten. Maar had jij er al eens aan gedacht om de RACI-matrix ook tijdens vergaderingen in te zetten?
Kortom, er zijn veel elementen die het gevoel van verbinding tussen deelnemers in de weg kunnen zitten. Als je ontdekt waar het wringt, kun je daar gericht actie op ondernemen. Dit is niet altijd eenvoudig en meestal ook niet met één interventie opgelost. Dat kost tijd. Maar als het je lukt om die verbinding goed tot stand te brengen, stijgt de intrinsieke motivatie en worden jouw overleggen misschien zelfs wel een feestje!
Daarom wil ik afsluiten met nog één laatste tip: kies één van deze oorzaken uit — de eerste die je herkent — en pak die aan. Niet alles tegelijk, maar gewoon één stap. Want duurzame verbinding bouw je slechts zelden in één vergadering. Maar gelukkig kun je er wel morgen al mee beginnen. Deze vergaderrebel is namelijk van een ding overtuigd: als je vergaderzombies omtovert tot vergadervonkjes, vergader je met resultaat.
