Autonomie vóór de vergadering

En dan is het nu tijd voor de praktisch invulling. Daarvoor beginnen we bij het gevoel van Autonomie vóór de vergadering. Daarvoor kun je de volgende dingen doen:

• Inspraak in de agenda — deelnemers mogen zelf agendapunten aandragen of prioriteren. Dat geeft direct eigenaarschap.
• Inspraak in mijn eigen voorbereiding — deelnemers mogen zelf kiezen hoe ze zich voorbereiden om met de juiste voorkennis aan tafel te verschijnen. Daarbij is het wel belangrijk dat ze weten wat er van hen verwacht wordt. Bijvoorbeeld: bedenk alvast één concreet idee.
• Opt-out mogelijkheid — deelnemers mogen aangeven dat een onderwerp niet relevant voor hen is en eerder vertrekken.
• Collega aandragen — deelnemers mogen, in overleg, een collega vragen om hun plek in te nemen voor specifieke onderwerpen waar die collega meer van weet of beter in is dan zijzelf.

Autonomie tijdens de vergadering

Waar het bij autonomie ging om allerlei manieren die redelijk voor de hand liggend zijn vind ik dit moment misschien wel boeiender. Want hoe doe je dat dan tijdens de vergadering? Als de een praat, de ander denkt, de volgende even een videootje luistert en dat alles tegelijkertijd op het zelfde onderwerp … dan wordt het natuurlijk een grote vergaderchaos.

Het is daarom belangrijk om het proces zo in te richten dat meerdere voorkeursstijlen voorbij komen. Voorbeelden hiervan zijn al in mijn eerdere vergaderblogs voorbij gekomen. De onderstaande opbouw herken je vast als '1-2-4-All' uit mijn vorige blog:

• Begin met in stilte — laat iedereen eerst individueel over het onderwerp nadenken, iets opschrijven, tekenen, bouwen of digitaal aanleveren.
• Werk daarna in tweetallen of kleine groepjes — laat de kleine groepjes met een gerichte opdracht aan de slag gaan. Zo heeft iedereen de kans om aan het woord te komen
• Bundel tot slot alle inzichten — doe dit op een manier dat alle groepjes hun input kunnen geven en ze samen tot een eenduidig advies of besluit kunnen komen. Of breng hiermee de verschillende inzichten of standpunten die leven duidelijk in beeld.

Inzet van middelen

Het is handig om hierbij materialen in te zetten zoals canvassen of post-its. Het is minder handig om deze middelen optioneel te maken. Je wil tenslotte wel overzicht bewaren en dingen eenvoudig kunnen bundelen en delen. Maar denk wel goed na over welke middelen je inzet. Wat wil je bereiken? Wat vind de groep fijn? Wat heeft de groep nodig? Dat laatste is overigens niet altijd wat ze fijn vinden!

Zolang je goed uitlegt waarom je juist die gekozen middelen inzet komt het altijd wel goed. En wie weet komt er uit de groep een waardevol alternatief dat ook datzelfde doel dient. Dan is dat natuurlijk helemaal fantastisch. Het is hiervoor overigens wel belangrijk dat jullie elkaar goed kennen zodat deze voorkeursstijlen in beeld zijn en je goed kunt inschatten wat de groep nodig heeft.

Een waarschuwing is hier trouwens wel op zijn plek. Barry Schwartz stelt in zijn onderzoek Paradox of Choice (2004) dat te veel keuzevrijheid verlammend kan werken. Dus wees wel stellig in de instructies en presenteer ze niet als een vraag. Dat leidt enkel tot verwarring, vertraging en een kwalitatief minder resultaat. Dus: geef mensen invloed, maar geef ze niet eindeloos veel keuzes.

Autonomie ná de vergadering

Ook na de vergadering kun je het gevoel van autonomie versterken. Daarvoor kun je de volgende tips toepassen:

• Stel open vragen — Wat is de eerst volgende stap die we na deze vergadering moeten maken? Wie pakt deze actie op? Wanneer moet dit af zijn? Wat heb je nodig om dit voor elkaar te krijgen?
• Keuzevrijheid in verslaglegging — Bespreek samen hoe je na afloop terug kunt vinden wat er besproken en besloten is. Zijn dit schriftelijke notulen? Een enkele actielijst? Een infographic, een video of een spraakbericht? Waar kunnen ze dat vinden? De G-schijf, intranet of via Whatsapp of Signal? Ook hier geldt overigens: geef ze niet alle keuzes, maar bespreek samen wat er nodig is en hoe je dat doet. Oprecht akkoord gaan is ook een vorm van autonomie.
• Evaluatie - Kijk een paar keer per jaar samen terug op jullie manier van vergaderen. Past deze nog bij het team? Heeft iedereen nog het gevoel dat ze echt iets waardevols kunnen bijdragen? Wat is er nodig om samen beter te vergaderen? Door regelmatig samen te reflecteren, blijft de manier van vergaderen aansluiten bij wat het team nodig heeft en blijf je vergaderen met impact.

Dit alles betekent dat je goed nadenkt over hoe je de vergadering ontwerpt. "Een vergadering ontwerpen?” hoor ik je nu denken. Ja ontwerpen. Goede vergaderingen ontstaan niet vanzelf. Ze ontstaan ook niet doordat je mensen vertelt wat ze moeten doen. Ze ontstaan doordat je samen een vergaderproces ontwerpt waaraan mensen zélf willen bijdragen.

Hierbij staat autonomie niet gelijk aan het geven van oneindig veel opties. Het betekent dat je samen bepaalt welke keuzes bijdragen aan het doel én passen bij de groep. Zo ervaren mensen autonomie ervaren zonder overspoeld te raken. Kortom: zorg ervoor dat een vergadering je niet overkomt, maar dat je de vergadering daadwerkelijk ontwerpt.