Als alles prioriteit heeft, sneuvelt focus als eerste

Inge — Fri, 27 Mar 2026 15:32:05 +0000

Als alles prioriteit heeft, sneuvelt focus als eerste

– Twee tips voor een scherpere agenda, meer focus én meer resultaat uit je vergadering

In mijn vorige blog koppelde ik de zelfdeterminatietheorie van Deci & Ryan aan effectief vergaderen. De conclusie: als je invulling geeft aan de drie pijlers van intrinsieke motivatie – autonomie, competentie en verbinding – haal je meer resultaat uit je vergadering. Focus is daarbij de sleutel. En mijn eerste en misschien wel belangrijkste tip om de focus van je vergadering te verbeteren? Zet alleen onderwerpen op de agenda die nú of in de nabije toekomst belangrijk zijn. Want als alles prioriteit heeft, sneuvelt focus als eerste. Maar hoe breng je focus aan in je vergaderagenda? In deze blog deel ik twee tips voor een scherpere agenda, meer focus én meer resultaat uit je vergadering.

Tip 1: De Eisenhower matrix – Kies alleen wat nú aandacht nodig heeft

Je komt hem tegenwoordig steeds vaker tegen als het gaat om het aanbrengen van focus en prioriteit: de Eisenhowermatrix. Het Eisenhower principe is ontstaan tijdens de tweede wereldoorlog toen Dwight D. Eisenhower in zijn rol van generaal continu besluiten moest nemen over de taken die die dag zijn focus verdienden.

Hij beoordeelde zijn taken op basis van urgentie en belang. Hoewel het niet zeker is dat hij dit daadwerkelijk zo expliciet heeft gedaan, ontstond daaruit na de oorlog wel het Eisenhower principe.

Hij verdeelde die taken in vier categorieën.

Loslaten – Taken die niet urgent en niet belangrijk zijn
Delegeren – Taken die wel urgent maar niet belangrijk zijn
Inplannen – Taken die wel belangrijk zijn, maar niet urgent. Maar let op, doe die taken ook echt op het geplande moment. Anders komen ze misschien in de volgende categorie terecht en die is toch minder comfortabel
Nú oppakken – Taken die urgent én belangrijk zijn

In dit verhaal zie je urgentie en belang als twee assen terug. Als je die assen tegen elkaar afzet dan ontstaat de Eisenhower matrix:

De Eisenhower matrix in vergaderingen

Door dagelijks je taken te herijken zul je merken dat er focus ontstaat. Deze matrix is sowieso fijn om te gebruiken voor meer focus in je eigen werk. Maar hoe gebruik je de Eisenhower matrix dan in relatie tot vergaderingen? En hoe voorkom je dat alle punten in de categorieën ‘Nú oppakken’ terecht komen?

Als alles prioriteit heeft, sneuvelt focus als eerste

Stel je hebt een wekelijks teamoverleg. Op de agenda staan:

Update landelijk belangrijk project X
Discussie over proces Y dat beter moet
Klant Z heeft een probleem dat deze week nog opgelost moet worden

Alles voelt belangrijk en urgent voor de indieners, maar is dat ook zo? En geldt dat voor alle aanwezigen? De vraag is dus niet: is dit belangrijk? Maar: vraagt dit vóór de volgende vergadering om besluiten of acties van iedereen in deze groep?

Als bij project X het einde nog niet in zicht is en er geen besluiten of acties van de teamleden nodig zijn, kan het ook in de mail of whatsapp.

Een discussie over proces Y dat beter moet. Dat voelt als niet urgent, maar wel belangrijk. Dat betekent dat het best op de agenda kan, maar dan wel in de tweede helft van de vergadering. De eerste helft is voor onderwerpen die urgent én belangrijk zijn. Dat zou ik zelfs zo doen als de procesverandering nodig is om problemen bij klant Z op te lossen. Je blust tenslotte eerst het vuur voordat je gaat onderzoeken hoe je het gebouw brandveiliger kan maken.

In dit voorbeeld zou ik er dus voor kiezen om het probleem van klant Z als eerste op de agenda te zetten. De aanpassing van proces Y op de tweede plek – en het project X? Met de informatie die ik nu heb, komt daar een kort maar krachtige statusupdate van in de mail.

Wat is urgent?

Een manier om urgentie te bepalen is door jezelf een simpele vraag te stellen: Wat gaat er mis voor jouw team of het proces waar jij onderdeel van bent als je dit niet op de agenda zet? Gaat het om iets dat jullie direct raakt, of binnen jullie cirkel van invloed ligt en speelt het nu, deze week of vóór de volgende vergadering? Dan is de kans groot dat het urgent is.

Zorg daarnaast dat je ook altijd ruimte vrijmaakt voor dingen die nog niet urgent zijn, maar wel belangrijk. Maar plaats deze op de agenda nadat alle urgente zaken besproken zijn. Op die manier kun je je op de toekomst richten en werken aan een periode waar minder zaken als belangrijk én urgent zijn. Hoe fijn is het om samen te werken aan een toekomst met meer lucht en ruimte, zonder geregeerd te worden door de waan van de dag!

Een tweede manier om te bepalen of iets urgent én belangrijk is, is om je af te vragen of deze situatie geldt voor alle deelnemers in de vergadering. Is dat niet het geval? Zet het dan niet op de agenda van deze vergadering maar organiseer iets in voor een kleinere of andere samenstelling waarbij wel iedereen dat gevoel van urgentie en belang ervaart en begrijpt.

Het op de goede manier toepassen van de Eisenhower matrix vraagt wel het nodige empathische vermogen en afstemming met de deelnemers. Maar als je daar tijd voor neemt en dat proces in de vingers krijgt, merk je al snel dat er meer focus ontstaat. Ook voelen deelnemers zich meer betrokken bij de onderwerpen op de agenda en zijn daardoor gemotiveerder om naar vergaderingen te komen en daar actief aan bij te dragen.

Tip 2: Van agendapunt naar agendavraag – Maak van ieder punt een vraagteken

De Eisenhower matrix helpt je bepalen wát op de agenda komt. Maar hoe je het formuleert maakt ook een wereld van verschil. Daarom wil ik je graag nog een tip meegeven. Deze komt uit een TEDx Talk van Steven Rogelberg. Hij is gespecialiseerd in organisatiewetenschap, management en psychologie en heeft jarenlang onderzoek gedaan naar de effectiviteit van vergaderingen in organisaties. Hij vertelt veel over beter vergaderen, maar als het gaat om focus vond ik deze tip fenomenaal: formuleer ieder onderwerp op je agenda als vraag.

Een vraag maakt het eenvoudiger om te checken of dit onderwerp voor alle aanwezigen urgent en/of belangrijk is. Maar nog veel belangrijker: tijdens vergaderingen is het veel gemakkelijker te bewaken of het gesprek nog steeds bijdraagt aan het agendapunt ofwel het beantwoorden van de vraag. Bijzaken en dingen in de kantlijn kunnen gemakkelijker geparkeerd worden en later op een ander moment of in een andere samenstelling opgepakt worden. Daarnaast zul je merken dat dit niet enkel door de voorzitter gebeurt. Maar dat deelnemers het ook zelf eerder opmerken en als ze afdwalen. Dit wordt overigens nog gemakkelijker als je dat agenda punt – in de vorm van een vraag – ergens zichtbaar toont als ze hiermee bezig zijn.

Niet elke vraag zorgt voor focus

Nu is het natuurlijk verleidelijk om het kopje update project x om te vormen naar de vraag: “Hoe staat het met project X?” Maar daarmee kun je nog steeds alle kanten op waardoor de focus niet veel beter wordt. Ook nodigt deze vraag uit tot zenden en vraagt weinig betrokkenheid van de deelnemers. De aandacht is dan zo vervlogen. Als het project goed loopt, dan kun je dat ook in een mailtje delen of via WhatsApp en hoeft dat niet in de vergadering. Een vergadering is geen plek voor updates, maar voor het maken van keuzes en het oplossen van knelpunten.

Het zijn juist de te maken keuzes of het oplossen van knelpunten waarvoor jij je collega’s nodig hebt. Zorg er dan ook voor dat die in de vraag terechtkomen. Bijvoorbeeld Project X: wat is de eerstvolgende handige stap? Of Dilemma project X: Bronzen kranen of gouden kranen? Als je je vraag op die manier formuleert kom je bij de kern, heb je gelijk de aandacht en is er focus.

Dit kan overigens wel betekenen dat je project met meerdere vragen op de agenda komt als er meerdere punten spelen. Dat is helemaal niet erg! Dat maakt ook dat je lekker na ieder afgerond punt een vinkje kan zetten en elk vinkje geeft een klein dopamine-vonkje wat de intrinsieke motivatie stimuleert 🙂

Feestje!

Ga eens oefenen met het toepassen van de Eisenhower matrix en spreek met elkaar af dat alle agendapunten als vragen worden aangeleverd. Op die manier zetten jullie de eerste stappen in de transitie naar boeiende vergaderingen met resultaat waarbij focus ontstaat en er verbinding is met de onderwerpen op de agenda en met elkaar. Samen kunnen jullie er echt een feestje van maken, daar is deze vergaderrebel wel van overtuigd.

Nieuwsgierig naar nog meer tips over hoe je focus kunt aanbrengen in vergaderingen en de intrinsieke motivatie van deelnemers kunt verhogen? Blijf dan deze blogreeks volgen. Er volgen er nog zeker drie.

Nieuwsgierig naar hoe jij binnen jouw organisatie kunt vergaderen met meer resultaat? Neem dan contact met mij op, ik help jullie graag op weg!

The post Als alles prioriteit heeft, sneuvelt focus als eerste appeared first on iDSparX.nl.

Intrinsieke motivatie Archives - iDSparX.nl

Als alles prioriteit heeft, sneuvelt focus als eerste

Als alles prioriteit heeft, sneuvelt focus als eerste

– Twee tips voor een scherpere agenda, meer focus én meer resultaat uit je vergadering

Tip 1: De Eisenhower matrix – Kies alleen wat nú aandacht nodig heeft

De Eisenhower matrix in vergaderingen

Als alles prioriteit heeft, sneuvelt focus als eerste

Wat is urgent?

Tip 2: Van agendapunt naar agendavraag – Maak van ieder punt een vraagteken

Niet elke vraag zorgt voor focus

Feestje!