Ik heb echt zóóó geen zin ...
Hoe je met Hackman & Oldham van vergaderingen een feestje met impact maakt
"Oef maandag ochtend: afdelingsoverleg. Negentig minuten om elkaar op de hoogte te houden en wat zaken te bespreken. Ik bekijk de agenda. Zeker de helft is voor mij niet relevant. Toch is mijn aanwezigheid verplicht want … dan blijven we elkaar zien en op de hoogte en dat is goed voor de samenwerking … Maar echt zóóóó geen zin! Ik zou veel liever met project X bezig gaan, dat heeft mijn aandacht wel nodig. Bovendien kunnen we toch ook op een andere manier op de hoogte blijven en contact houden?"
Een typisch voorbeeld van de interne dialoog in mijn hoofd voorafgaand aan een vergadering. Jullie herkennen dit vast wel. En deze heeft alles te maken met tip 4 uit mijn eerste vergaderblog: Dwing mensen niet om per sé zelf aanwezig te zijn. Geef ze bijvoorbeeld de vrijheid om een collega te sturen met vergelijkbare kennis of expertise – zo ontstaat het gevoel van autonomie.
Vergaderchaos vs vergaderweerstand
Over deze tip kan ik heel ingewikkeld doen, Maar deze is eigenlijk heel eenvoudig: je geeft mensen gewoon de vrijheid. Toch wil ik mijzelf hier ook weer niet té gemakkelijk vanaf maken. Zeker omdat dit eenvoudig klinkt, maar in de realiteit minder eenvoudig is. Want als we dit letterlijk zouden toepassen op vergaderingen (geen kaders geven) dan wordt het chaos. Maar een vergadering zonder autonomie wordt één groot weerstandsfestijn.
De kunst is daar precies tussenin zitten. Autonomie gaat dus niet alleen over zelf bepalen wat je wanneer en op welke manier doet. Het gaat ook over mensen het gevoel geven dat ze invloed hebben op hoe ze bijdragen aan een gezamenlijk doel. Als het gaat om vergaderen kun je hier vooral op drie momenten het verschil maken: Voor de vergadering, tijdens de vergadering en — je raadt het vast al — na de vergadering.
Job Characteristics Model en Vergaderen
Maar voordat ik de praktische tips induik, wil ik jullie aandacht voor een interessant model: het Job Characteristics Model van Hackman & Oldham. Dit model geeft inzicht in hoe de eigenschappen van de taken die mensen uitvoeren hun houding en gedrag beïnvloeden. Hackman & Oldham ontdekten dat motivatie sterk samenhangt met drie psychologische ervaringen:
- Waarde kunnen toevoegen
- Verantwoordelijkheid ervaren
- Weten wat jouw bijdrage heeft opgeleverd
Het gevoel hebben dat je van waarde kunt zijn
Dit betekent weten wat er van ze verwacht wordt en waarom het belangrijk is dat dit gebeurt. Daarbij komt dat zij vovoldoende kennis en vaardigheden nodig hebben om bij te dragen aan wat er nodig is. En zit er voldoende afwisseling en uitdaging in wat er van hen gevraagd wordt? Als je dit koppelt aan vergaderen zijn dit allemaal vragen waarvan het belangrijk is dat deze voor de vergadering beantwoord zijn. En dat de antwoorden positief zijn voor de deelnemer. Is dit niet zo, dan is de kans groot dat iemand vooraf al denkt: “Ik heb echt zóóó geen zin …”
Het gevoel hebben dat je zélf verantwoordelijkheid draagt voor de uitkomst
Hier zit vooral het gevoel van autonomie; het gevoel dat je medeverantwoordelijk bent voor het resultaat. Koppel dit aan een vergadering en dan heb je het over het feit dat deelnemers ook echt vanuit hun eigen expertise een bijdrage kunnen leveren aan de vergadering. Een bijdrage waarbij zij tot hun recht komen en die waarde heeft voor het resultaat. Die bijdrage valt of staat bij de vraag of de werkvorm die ruimte geeft die ze nodig hebben. De manier waarop jij je vergadering inricht heeft hier een enorme invloed op.
Weten welk effect je bijdrage heeft gehad
Mensen willen na afloop graag feedback en resultaat zien van hun werk. Gerelateerd aan vergaderingen gaat dit over de mogelijkheden die zij krijgen om te reflecteren, te leren en de concrete resultaten te volgen.
Dus ook als je goed naar Hackman & Oldham luistert is het belangrijk om te kijken naar wat je doet voor tijdens en na de vergadering om de deelnemers zo betrokken mogelijk te krijgen en houden.
Ps. Als je meer wil weten over het Job Characteristics Model is dit een goed (Engelstalig) startpunt.
Autonomie vóór de vergadering
En dan is het nu tijd voor de praktisch invulling. Daarvoor beginnen we bij het gevoel van Autonomie vóór de vergadering. Daarvoor kun je de volgende dingen doen:
- Inspraak in de agenda — deelnemers mogen zelf agendapunten aandragen of prioriteren. Dat geeft direct eigenaarschap.
- Inspraak in mijn eigen voorbereiding — deelnemers mogen zelf kiezen hoe ze zich voorbereiden om met de juiste voorkennis aan tafel te verschijnen. Daarbij is het wel belangrijk dat ze weten wat er van hen verwacht wordt. Bijvoorbeeld: bedenk alvast één concreet idee.
- Opt-out mogelijkheid — deelnemers mogen aangeven dat een onderwerp niet relevant voor hen is en eerder vertrekken.
- Collega aandragen — deelnemers mogen, in overleg, een collega vragen om hun plek in te nemen voor specifieke onderwerpen waar die collega meer van weet of beter in is dan zijzelf.
Autonomie tijdens de vergadering
Waar het bij autonomie ging om allerlei manieren die redelijk voor de hand liggend zijn vind ik dit moment misschien wel boeiender. Want hoe doe je dat dan tijdens de vergadering? Als de een praat, de ander denkt, de volgende even een videootje luistert en dat alles tegelijkertijd op het zelfde onderwerp … dan wordt het natuurlijk een grote vergaderchaos.
Het is daarom belangrijk om het proces zo in te richten dat meerdere voorkeursstijlen voorbij komen. Voorbeelden hiervan zijn al in mijn eerdere vergaderblogs voorbij gekomen. De onderstaande opbouw herken je vast als '1-2-4-All' uit mijn vorige blog:
- Begin met in stilte — laat iedereen eerst individueel over het onderwerp nadenken, iets opschrijven, tekenen, bouwen of digitaal aanleveren.
- Werk daarna in tweetallen of kleine groepjes — laat de kleine groepjes met een gerichte opdracht aan de slag gaan. Zo heeft iedereen de kans om aan het woord te komen
- Bundel tot slot alle inzichten — doe dit op een manier dat alle groepjes hun input kunnen geven en ze samen tot een eenduidig advies of besluit kunnen komen. Of breng hiermee de verschillende inzichten of standpunten die leven duidelijk in beeld.
Inzet van middelen
Het is handig om hierbij materialen in te zetten zoals canvassen of post-its. Het is minder handig om deze middelen optioneel te maken. Je wil tenslotte wel overzicht bewaren en dingen eenvoudig kunnen bundelen en delen. Maar denk wel goed na over welke middelen je inzet. Wat wil je bereiken? Wat vind de groep fijn? Wat heeft de groep nodig? Dat laatste is overigens niet altijd wat ze fijn vinden!
Zolang je goed uitlegt waarom je juist die gekozen middelen inzet komt het altijd wel goed. En wie weet komt er uit de groep een waardevol alternatief dat ook datzelfde doel dient. Dan is dat natuurlijk helemaal fantastisch. Het is hiervoor overigens wel belangrijk dat jullie elkaar goed kennen zodat deze voorkeursstijlen in beeld zijn en je goed kunt inschatten wat de groep nodig heeft.
Een waarschuwing is hier trouwens wel op zijn plek. Barry Schwartz stelt in zijn onderzoek Paradox of Choice (2004) dat te veel keuzevrijheid verlammend kan werken. Dus wees wel stellig in de instructies en presenteer ze niet als een vraag. Dat leidt enkel tot verwarring, vertraging en een kwalitatief minder resultaat. Dus: geef mensen invloed, maar geef ze niet eindeloos veel keuzes.
Autonomie ná de vergadering
Ook na de vergadering kun je het gevoel van autonomie versterken. Daarvoor kun je de volgende tips toepassen:
- Stel open vragen — Wat is de eerst volgende stap die we na deze vergadering moeten maken? Wie pakt deze actie op? Wanneer moet dit af zijn? Wat heb je nodig om dit voor elkaar te krijgen?
- Keuzevrijheid in verslaglegging — Bespreek samen hoe je na afloop terug kunt vinden wat er besproken en besloten is. Zijn dit schriftelijke notulen? Een enkele actielijst? Een infographic, een video of een spraakbericht? Waar kunnen ze dat vinden? De G-schijf, intranet of via Whatsapp of Signal? Ook hier geldt overigens: geef ze niet alle keuzes, maar bespreek samen wat er nodig is en hoe je dat doet. Oprecht akkoord gaan is ook een vorm van autonomie.
- Evaluatie - Kijk een paar keer per jaar samen terug op jullie manier van vergaderen. Past deze nog bij het team? Heeft iedereen nog het gevoel dat ze echt iets waardevols kunnen bijdragen? Wat is er nodig om samen beter te vergaderen? Door regelmatig samen te reflecteren, blijft de manier van vergaderen aansluiten bij wat het team nodig heeft en blijf je vergaderen met impact.
Dit alles betekent dat je goed nadenkt over hoe je de vergadering ontwerpt. "Een vergadering ontwerpen?” hoor ik je nu denken. Ja ontwerpen. Goede vergaderingen ontstaan niet vanzelf. Ze ontstaan ook niet doordat je mensen vertelt wat ze moeten doen. Ze ontstaan doordat je samen een vergaderproces ontwerpt waaraan mensen zélf willen bijdragen.
Hierbij staat autonomie niet gelijk aan het geven van oneindig veel opties. Het betekent dat je samen bepaalt welke keuzes bijdragen aan het doel én passen bij de groep. Zo ervaren mensen autonomie ervaren zonder overspoeld te raken. Kortom: zorg ervoor dat een vergadering je niet overkomt, maar dat je de vergadering daadwerkelijk ontwerpt.
Tot slot
Toen ik deze blogreeks begon concludeerde ik dat onze huidige manier van vergaderen saai is, veel energie kost en (te) weinig oplevert. Daarnaast stelde ik dat de intrinsieke motivatie uit de zelfdeterminatietheorie van Deci & Ryan wel eens de basis zou kunnen leggen voor vergaderingen met impact.
In vijf blogs nam ik jullie mee in mijn exploratiereis over hoe je autonomie, competentie en verbinding tijdens vergaderingen beter kunnen invullen. Hoe de Eisenhower matrix ook in vergaderingen gebruikt kan worden om focus en verbinding met het onderwerp te creëren. Hoe de RACI-matrix onderlinge verbindingen kan helpen verbeteren. Hoe zelfvertrouwen van de deelnemers in hun kennis en vaardigheden helpt om tot resultaten te komen. En hoe ook het Job Characteristics model ingezet kan worden om vergaderingen te verbeteren.
Ik hoop dat je na deze reeks voelt dat vergaderen echt anders moet. Dat ik je gevoed heb met inspiratie over hoe het anders kan. En dat je al tips hebt toegepast om het daadwerkelijk anders te doen. Als vergaderrebel hoop ik dat ik een beetje van mijn vergaderrebellie aan jou heb overgedragen. Want ik ben ervan overtuigd dat door het anders te doen, jij jouw vergaderingen zo kunt ontwerpen dat ze een feestje met impact worden.
Zijn er al dingen uit deze blogreeks die jij hebt toegepast? Of die je na de zomer, als het vergaderseizoen op volle sterkte doorgaat, gaat toepassen? Heb jij behoefte aan hulp of een sparringspartner om jullie vergaderingen leuker en effectiever te maken? Neem vooral contact met me op, ik denk graag met je mee!
